PRIVACYBELEID VOOR WERKNEMERS

Dit privacybeleid (‘Beleid’) is van toepassing op alle informatie verzameld en verwerkt door en namens Research Now Group, Inc. en Survey Sampling International, LLC en haar en hun respectievelijke moeder-, filiaal- en dochterbedrijven (‘RN-SSI’ of ‘ons’ of ‘we/wij’ of ‘ onze’) in verband met uw arbeidsrelatie met RN-SSI.

U kunt de naam en het adres krijgen van de entiteit die optreedt als gegevensbeheerder voor de verwerking in uw rechtsgebied, door een e-mail te sturen naar het adres dat hieronder wordt vermeld in de sectie ‘ Contact opnemen met RN-SSI’.

1. Persoonlijke gegevens die verzameld worden door RN-SSI.

Wij verzamelen de volgende informatie, die persoonlijke gegevens of persoonlijk identificeerbare informatie (‘persoonlijke gegevens’) kan bevatten:

1. identificatiegegevens, zoals naam, werknemer-ID, zakelijk e-mailadres, zakelijk adres, vaste zakelijke telefoonlijn, staatsburgerschap, burgerservicenummer, enz;
2. persoonlijke gegevens, zoals geboortedatum en geboorteplaats, contactgegevens voor noodgevallen;
3. persoonlijke contactgegevens, zoals woonadres, telefoonnummer en e-mailadres;
4. informatie over de functie, zoals positie, titel, type werknemer, managementniveau, type tijd (voltijds of deeltijds en procentueel), werklocatie, divisie, functieniveau, manager (naam en ID), begin- en einddatum, werkgeschiedenis (inclusief functiehistorie, titelhistorie, effectieve datums en vroegere loongroepen), opleidingshistorie en kwalificaties, arbeidsverleden (inclusief logbestanden met wijzigingen in HR-databases) en reden van vertrek;
5. informatie over salaris en arbeidsvoorwaarden, zoals basissalaris, bonus, bedragen en percentages van salarisverhogingen, verzekeringsuitkeringen, pensioenregelingen, bankrekeninggegevens en betalingsdata;
6. tijd en informatie over de toegang tot systemen/gebouwen, zoals CCTV-beelden, toegang met pas, tijdregistratie van software, internet, e-mail en telefoongebruiksgegevens;
7. informatie over prestaties en discipline, zoals prestatiebeoordelingen, evaluaties en ratings, prestatie- en beroepstests;
8. informatie over afwezigheid, zoals datums van verzuim/vakantie, moederschap/vaderschap/gedeeld ouderschapsverlof, geboortebevestiging van een kind, opleidings-/onderwijsverlof, verlof om gezinsredenen, medisch verlof

2. Methoden voor het verzamelen van persoonlijke gegevens.

Persoonlijke gegevens die door u zijn ingediend of verstrekt . RN-SSI verzamelt persoonlijke gegevens die u tijdens uw dienstverband hebt verstrekt.

3. Het gebruik van persoonlijke gegevens door RN-SSI.

Door het openbaar maken of doorgeven van persoonlijke gegevens aan RN-SSI, begrijpt u uitdrukkelijk dat RN-SSI de persoonlijke gegevens kan gebruiken voor de volgende doeleinden:

1. Voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst waarbij de betrokkene partij is:
   • het beheren en verstrekken van compensatie;
   • het beheren en verstrekken van toepasselijke arbeidsvoorwaarden en andere werkgerelateerde vergoedingen;
   • het beheren van ons personeel en het beheren van het dienstverband;
   • het verstrekken van IT-systemen en ondersteuning om werknemers en anderen in staat te stellen hun werk te doen;
   • het communiceren met de werknemer, andere werknemers van de groep en derde partijen;
   • het communiceren met aangewezen contactpersonen in geval van nood.
2. Voor het nakomen van een wettelijke verplichting waaraan RN-SSI is onderworpen:
   • het beheren en verstrekken van compensatie;
   • het naleven van de van toepassing zijnde wetten en werkgerelateerde vereisten;
   • toezicht te houden op en ervoor te zorgen dat de van toepassing zijnde beleidslijnen en procedures en wetten worden nageleefd;
   • te reageren op en te voldoen aan verzoeken en wettelijke eisen van regelgevers of andere autoriteiten;
   • naleven van zakelijke financiële verantwoordelijkheden;
   • indien van toepassing, het instellen van een klokkenluider-hotline.
3. Ten behoeve van de legitieme belangen nagestreefd door RN-SSI om ons bedrijf uit te oefenen in een beveiligde omgeving en het beheer van ons personeel:
   • het beheren van ons personeel en het beheren van het dienstverband;
   • het verstrekken van IT-systemen en ondersteuning om werknemers en anderen in staat te stellen hun werk te doen;
   • toezicht houden op en ervoor te zorgen dat de van toepassing zijnde beleidslijnen en procedures en wetten worden nageleefd.

4. Het delen van persoonlijke gegevens door RN-SSI.

RN-SSI kan persoonlijke gegevens als volgt delen, als dat echt noodzakelijk is, voor de hierboven vermelde doeleinden:

1. Met uw toestemming.
2. Binnen de RN-SSI-groep van bedrijven (met de moeder-, filiaal- en dochterbedrijven van RN-SSI) en de directeuren, managers, functionarissen, werknemers, consultants en agenten van deze bedrijven, voor verwerking en gebruik in overeenstemming met de voorwaarden van dit Beleid of zoals door u geautoriseerd.
3. Aan dienstverleners, onderaannemers en/of gevolmachtigde agenten die een of meer diensten verlenen in verband met de verwerkingsactiviteiten die in dit beleid worden beschreven.
4. Wij mogen persoonlijke gegevens over u openbaar maken: (i) als we daar volgens toepasselijke wetten of gerechtelijke uitspraken of processen toe verplicht zijn; of (ii) als wij denken dat openbaarmaking nodig is om schade of financieel verlies te voorkomen, of in relatie tot een onderzoek van daadwerkelijke of verwachte fraude of illegale activiteiten.
5. Wij behouden ons het recht voor om persoonlijke gegevens over u over te dragen in geval van een fusie, overname, verkoop of andere transactie waarbij RN-SSI betrokken is. Daarnaast kunnen wij uw persoonlijke gegevens overdragen in geval van een wijziging in de zeggenschap. Na een overdracht die valt onder deze sectie 4(v) en waarvan u op de hoogte wordt gesteld, kunt u contact opnemen met de entiteit waaraan uw persoonlijke gegevens zijn doorgegeven, met vragen over de verwerking van uw persoonlijke gegevens.

Als u op enig moment informatie wenst te ontvangen over de ontvangers van uw persoonlijke gegevens, neem dan contact met ons op zoals uiteengezet in sectie 8 van dit Beleid. Behalve zoals beschreven in dit Beleid of zoals anderszins door u toegestaan, maakt RN-SSI geen persoonlijke gegevens bekend aan derden.

5. Internationale overdracht van persoonsgegevens.

Persoonlijke gegevens worden door RN-SSI voornamelijk opgeslagen op servers en systemen in de Verenigde Staten, die door of namens RN-SSI zijn gelicentieerd, in eigendom zijn en/of worden onderhouden. Daarnaast kan RN-SSI persoonlijke gegevens opslaan op lokale servers in verschillende landen. Bovendien kunnen sommige ontvangers van uw persoonlijke gegevens (bijv. een bedrijf binnen de RN-SSI-groep van bedrijven, dienstverlener, etc.) zich bevinden in landen buiten het land waar u verblijft (met inbegrip van, maar niet beperkt tot, overdrachten buiten de Europese Economische Ruimte, zoals van toepassing), waaronder vestiging in de Verenigde Staten. RN-SSI zal:

1. ervoor te zorgen dat deze ontvangers uw persoonlijke gegevens alleen zullen verwerken zoals uiteengezet in dit privacybeleid,
2. de doorgifte, verwerking en de opslag van uw persoonlijke gegevens beschermen en voorzien in adequate bescherming, en
3. met de ontvanger een passende contractuele overeenkomst sluiten (bv. een overeenkomst inzake gegevensverwerking, een overeenkomst inzake gegevensoverdracht, een overeenkomst inzake overdracht binnen een onderneming, enz.) op basis van en/of met gebruikmaking van de standaardclausules van de Europese Commissie.

U kunt een kopie van deze passende veiligheidsmaatregelen opvragen door contact met ons op te nemen, zoals hieronder is uiteengezet in deel 8.

6. Hoe RN-SSI uw persoonlijke gegevens bewaart, opslaat en beschermt?

RN-SSI handhaaft passende technische, administratieve en fysieke veiligheidsmaatregelen om door RN-SSI ontvangen of verzamelde persoonlijke gegevens te beschermen. RN-SSI controleert, monitort en evalueert regelmatig zijn privacypraktijken en beschermingssystemen.

Uw persoonlijke gegevens worden verwerkt door RN-SSI zo lang als nodig is tijdens uw contractuele relatie met RN-SSI, tenzij een langere periode nodig is om een rechtsvordering uit te oefenen of te verdedigen en in ieder geval niet langer voor de duur van de verjaringstermijn of zoals vereist door de toepasselijke wetgeving.

7. Uw rechten en keuzes.

Afhankelijk van de toepasselijke wetgeving kunt u de volgende rechten hebben:

1. Recht op toegang

   U heeft het recht om bij ons te bevestigen of uw persoonlijke gegevens worden verwerkt en, indien dat het geval is, om toegang te verzoeken tot die persoonlijke gegevens, met inbegrip van de categorieën van verwerkte persoonlijke gegevens, het doel van de verwerking en de ontvangers of categorieën van ontvangers.

2. Recht op rectificatie

   U kunt het recht hebben om onjuiste of onvolledige persoonlijke gegevens te corrigeren.

3. Recht op het laten verwijderen

   U kunt het recht hebben om ons te vragen uw persoonlijke gegevens te wissen.

4. Recht op beperking van de verwerking

   In beperkte omstandigheden kunt u het recht hebben te verzoeken dat wij de verwerking van uw persoonlijke gegevens beperken.

5. Recht op gegevensportabiliteit

   U kunt het recht hebben om uw persoonlijke gegevens die u aan ons hebt verstrekt te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machine leesbaar formaat en u kunt het recht hebben om die gegevens aan een andere entiteit door te geven.

6. Recht van bezwaar en rechten in verband met geautomatiseerde besluitvorming

   Onder bepaalde omstandigheden heeft u het recht om, op grond van uw specifieke situatie, te allen tijde bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens door ons, met inbegrip van het opstellen van profielen, en kan van ons worden verlangd dat wij uw persoonlijke gegevens niet langer verwerken.

7. Recht om uw instructies te geven met betrekking tot het opslaan, verwijderen of openbaar maken van uw persoonlijke gegevens na uw overlijden.

   Om deze rechten uit te oefenen kunt u contact opnemen op de manieren zoals hieronder weergegeven.

   U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit.

8. Contact opnemen met SSI.

Vragen of klachten, in het algemeen.

Als u vragen of klachten heeft over de privacypraktijken van RN-SSI en/of dit Beleid, of wilt communiceren met RN-SSI om een reden die in dit Beleid wordt uiteengezet, neem dan contact met ons op:

via e-mail op: privacy@surveysampling.com

via post:

Om de hierboven beschreven rechten uit te oefenen, neemt u contact op met uwde afdeling Human Resources, rechtstreeks of via e-mailpersoneelszaken op HRGlobal@surveysampling.com.

Om contact op te nemen met onze functionaris voor gegevensverwerking, neem contact op met:

9. Updates van dit beleid.

Dit Beleid kan regelmatig worden bijgewerkt om wijzigingen in de praktijken en procedures van RN-SSI weer te geven. Wij zullen u op de hoogte stellen van materiële wijzigingen zoals dat vereist is door de wet.